Kada mnogi korisnici trebaju unijeti podatke u zajedničku Google tablicu, to često može stvoriti zabunu. Ovdje padajuće liste mogu biti od velike pomoći.
Ako ne želite da suigrači upisuju nasumične unose, prave greške pri upisu ili zabrljaju formulu, možete potvrditi njihove unose stvaranjem padajućeg popisa na kojem mogu birati.
U ovom članku ćemo vam pokazati sve što trebate znati o ovoj korisnoj značajci koja štedi vrijeme.
Korištenje provjere valjanosti podataka za umetanje padajućeg popisa u ćeliju Google tablica
Nakon što otvorite list na kojem radite, umetanje padajućeg popisa je jednostavno:
- Odaberite ćeliju u koju želite umetnuti padajući popis.
- Desnom tipkom miša kliknite ćeliju.
- Kliknite "Provjera valjanosti podataka">"Kriteriji".
- Odaberite između "Popis stavki" ili "Popis iz niza" - što god vam odgovara.
- Ako ste odabrali "Popis stavki", umetnite odgovarajuće stavke. Provjerite jesu li odvojeni zarezima i bez razmaka.
- Ako ste odabrali "Popis iz raspona", odaberite ćelije koje želite uključiti u padajući popis.
- Provjerite polje "Prikaži padajući popis u ćeliji" (popis se inače neće pojaviti) kako biste omogućili pojavljivanje strelice prema dolje.
- Kliknite "Spremi".
Ako želite da korisnici mogu tipkati, poništite polje "Prikaži padajući popis u ćeliji". Kako biste spriječili ljude da upisuju nevažeće stavke, odaberite "Odbij unos".
Ako želite dodati padajući popis u više ćelija:
- Označite ih sve odabirom "Raspon ćelija" ili ih jednostavno odaberite mišem ili tipkovnicom.
- Ponovite gore navedene korake.
Postoji i opcija da dopustite svojim suradnicima da upisuju svoje podatke, ali da vide upozorenje ako unesu nešto nevažeće. U tom slučaju trebate odabrati opciju "Prikaži upozorenje". Alternativno, možete odabrati opciju "Odbij unos" i zabraniti unos svega što nije na vašem popisu stavki.
Da biste izmijenili padajući popis, jednostavno slijedite ove korake:
- Kliknite ćeliju koju želite izmijeniti.
- Kliknite "Podaci" > "Provjera valjanosti podataka".
- Pronađite navedene unose i uredite ih, a zatim kliknite "Spremi".
Za brisanje padajućeg popisa:
- Kliknite ćeliju koju želite izmijeniti.
- Kliknite "Podaci" > "Provjera valjanosti podataka"
- Odaberite "Ukloni provjeru valjanosti".
Što je provjera valjanosti podataka?
Provjera valjanosti podataka opcija je u Google tablicama koja vam pomaže organizirati svoje podatke provjeravanjem stavki. Možete mu pristupiti klikom na "Podaci" u glavnom izborniku, a zatim odabirom "Provjera valjanosti podataka". Najčešće se koristi za stvaranje padajućih popisa unutar različitih ćelija. Također vam omogućuje izmjenu sadržaja i dizajna bilo kojeg popisa.
Jedan od načina za provjeru valjanosti podataka je primjena kriterija koji korisnicima omogućuju unos unaprijed definirane vrste podataka, kao što su brojevi, datumi ili popisi stavki.
- U izborniku Provjera valjanosti podataka kliknite "Kriteriji".
- Označite odgovarajuću vrstu ili vrste stavki koje želite da vaši suigrači unesu.
- Ako želite, možete dodati točne stavke – poput brojeva, formula, datuma ili riječi – u okvir za unos.
- Kada završite, kliknite "Spremi".
Rad s padajućim popisima
Sljedeći put kada vi – ili bilo tko drugi – kliknete na tu ćeliju, umjesto opcije da nešto upišete, prikazat će se popis stavki koje ste dodali. Ako ste označili okvir "Prikaži tekst pomoći za provjeru valjanosti", tekst koji ste unijeli pojavljuje se svaki put kada netko klikne jednu od provjerenih ćelija.
Ako ste odabrali opciju "Prikaži upozorenje", unos nevažećih podataka aktivirat će upozorenje. Ako netko nije siguran što upozorenje znači, treba samo staviti pokazivač miša iznad označenog unosa.
Ako ste odabrali opciju "Odbij unos", ljudi će također dobiti upozorenje i neće moći spremiti nevažeće stavke.
Korištenje boja za sortiranje podataka na padajućem popisu
Ako želite olakšati navigaciju kroz svoj list i dodati neke boje na padajući popis, možete koristiti "Uvjetno oblikovanje". Slijedite korake u nastavku:
- Odaberite ćelije koje sadrže padajući popis koje žele biti u određenoj boji.
- Kliknite desnom tipkom miša i odaberite "Uvjetno oblikovanje" > "Jedna boja" ili "Skala boja".
- U "Stil oblikovanja" odaberite boju ili ljestvicu.
- Kliknite "Gotovo" (ili "Dodaj drugo pravilo").
Što još možete učiniti s provjerom valjanosti podataka
Osim dodavanja padajućih popisa vašim listovima, provjeru valjanosti podataka možete koristiti i u druge svrhe. To uključuje:
- Praćenje budućih zadataka. U provjeri valjanosti podataka odaberite opciju "datumi", postavite uvjetno oblikovanje kako je gore objašnjeno i postavite ga tako da sve stavke koje uključuju određeni datum budu automatski zasivljene.
- Postavljanje vrijednosti u potvrdne okvire. Kada dodate potvrdne okvire na padajućem popisu, možete im dodijeliti i vrijednosti, poput "da" ili "ne".
- Odaberite Provjera valjanosti podataka u izborniku Podaci.
- U odjeljku Kriteriji odaberite "Potvrdni okvir".
- Odaberite "Upotrijebi prilagođene vrijednosti ćelije" i upišite "da, "ne" ili što god želite.
- Sprječavanje drugih ljudi da zabrljaju s vašim skriptama ili formulama. Upotrijebite opciju "Odbij unos" da biste zaključali sve ćelije koje želite zadržati netaknutima.
Napravite razliku pomoću padajućih popisa
S mogućnošću umetanja padajućih popisa, provjere podataka i još mnogo toga, Google tablice izvrsna su besplatna alternativa za Microsoft Excel. Validacija podataka pomaže vam da ograničite vrijednosti unutar ćelije na raspon ili popis stavki koje možete definirati, promijeniti ili izbrisati na temelju svojih potreba. Dok vaši suigrači mogu umetnuti svoje podatke i pridonijeti vašem projektu, imate mogućnost spriječiti ih da zabrljaju zajednički list.
Jeste li već pokušali umetnuti padajući popis u Google tablice? Kako je prošlo? Javite nam u odjeljku za komentare u nastavku.
