Različiti statusi u boji u Skypeu za tvrtke daju do znanja vašim kontaktima kada ste izvan ureda i vašoj razini dostupnosti. Ako trebate znati kako to učiniti, pokazat ćemo vam u ovom članku.
Prvo ćemo vas provesti kroz postavljanje odsutnosti s automatskim odgovorima u sustavu Windows 10; zatim kako uključiti više informacija postavljanjem svoje dostupnosti u Skypeu. Osim toga, budući da Mac verzija Skypea za tvrtke trenutačno ne dobiva podatke o Outlook kalendaru, pokazat ćemo vam korake za zaobilazno rješenje.
Opcija 1: sinkronizirajte MS Outlook sa Skypeom za tvrtke (ljubičasta točka s automatskim odgovorima)
Postavite odsutnost s automatskim odgovorom u sustavu Windows
Prije postavljanja automatskih odgovora izvan ureda morate provjeriti koju vrstu Outlook računa imate jer će to ovisiti o koracima koje trebate slijediti:
- U Outlooku kliknite "Datoteka" > "Postavke računa".
- Odaberite "Postavke računa", a zatim provjerite stupac "Vrsta":
- Ako koristite poslovnu e-poštu, tada će vaš račun biti Microsoft Exchange.
- Ako se radi o osobnoj e-pošti kao što je Gmail, vaš će račun biti IMAP ili POP3.
- Ako koristite poslovnu e-poštu, tada će vaš račun biti Microsoft Exchange.
Da biste postavili automatski odgovor izvan ureda za račun Microsoft Exchange:
- Pokrenite Outlook, a zatim odaberite "Datoteka" > "Automatski odgovori".
- U okviru "Automatski odgovori" kliknite na "Pošalji automatske odgovore".
- Možete postaviti datumski raspon za svoje automatske odgovore koji će se zaustaviti u vrijeme završetka; inače ćete ga morati ručno isključiti.
- Upotrijebite opciju "Pravila i upozorenja" za postavljanje izvan ureda ako opcija "Automatski odgovori" ne postoji.
- Možete postaviti datumski raspon za svoje automatske odgovore koji će se zaustaviti u vrijeme završetka; inače ćete ga morati ručno isključiti.
- Unesite odgovor koji želite poslati dok ste odsutni na kartici "Unutar moje organizacije".
- Opcija "svatko izvan moje organizacije" poslat će vaš automatski odgovor na svaku e-poruku.
- Opcija "svatko izvan moje organizacije" poslat će vaš automatski odgovor na svaku e-poruku.
- Kliknite na “OK” za spremanje.
Za izradu poruke izvan ureda za svoj IMAP ili POP3 račun:
- Pokrenite Outlook, a zatim odaberite "Datoteka" za prikaz opcija informacija o vašem računu.
- Odaberite "Nova poruka".
- Dopunite temu i odgovor za svoj predložak.
- Kliknite na "Datoteka", a zatim "Spremi kao".
- Unesite naziv svog predloška u padajućem izborniku "Spremi kao vrstu"; zatim kliknite na "Outlook Template (*.oft)."
- Odaberite lokaciju, a zatim "Spremi".
Da biste stvorili pravilo izvan ureda:
- Kliknite "Datoteka" > "Upravljanje pravilima i upozorenjima".
- Na kartici "Pravila e-pošte" u okviru "Pravila i upozorenja" odaberite "Novo pravilo".
- Odaberite "Primijeni pravilo na poruku koju primam" ispod "Počni od praznog pravila", a zatim "Dalje".
- Ostavite opcije koraka 1 i 2 nepromijenjene da biste odgovorili na sve svoje poruke, a zatim "Dalje".
- Kliknite na "Da" za potvrdu pravila za sve poruke.
- Ispod “Korak 1: Odaberite radnju(e);” zatim kliknite na "odgovori pomoću određenog predloška".
- Ispod "Korak 2: Uredite opis pravila" odaberite istaknuti tekst za "određeni predložak".
- Odaberite "Korisnički predlošci u datotečnom sustavu" iz opcije "Odaberite predložak odgovora" u "Potraži".
- Kliknite na svoj predložak, a zatim "Otvori" > "Dalje".
- Dodajte sve potrebne iznimke, a zatim "Dalje".
- Sada nazovite svoje pravilo nešto, na primjer, izvan ureda.
- Ako sada želite započeti automatske odgovore, ostavite opciju "Uključi ovo pravilo" označenu, a zatim "Završi", inače poništite opciju dok ne budete spremni.
Bilješka: Dok ste odsutni, morat ćete ostaviti Outlook da radi da biste poslali automatske odgovore.
Da biste aktivirali pravilo:
- Kliknite "Datoteka" > "Upravljanje pravilima i upozorenjima".
- Iz "Pravila e-pošte" u "Pravila i upozorenja" pronađite svoje pravilo, a zatim lijevo od njega potvrdite okvir i "U redu".
Konačno, postavite svoju prisutnost na "Aktivno" u Skypeu:
Kad god vas netko od vaših Skype kontakata potraži, vidjet će malu ljubičastu točku pored vašeg imena. To potvrđuje da ste izvan ureda, ali ste još uvijek dostupni i spremni za razgovor.
- Prijavite se na Skype i odaberite svoju profilnu sliku iz "Chats".
- Kliknite na svoj trenutni status, a zatim odaberite "Aktivan".
Postavite status izvan ureda i "aktivan" Skype status na Macu
Bilješka: Skype za tvrtke na Macu trenutno ne nudi pojedinosti o prisutnosti na temelju Outlookovog kalendara. Kao rješenje, možete postaviti svoj status na "Aktivan" s porukom o statusu izvan ureda:
- Prijavite se na Skype i kliknite na svoju fotografiju.
- Odaberite "Dostupno" sa padajuće strelice ispod svog imena.
Zatim da dodate svoju statusnu poruku:
- Kliknite na svoju fotografiju, a zatim odaberite "Kliknite za dodavanje statusne poruke".
- Upišite poruku, npr. „Trenutno sam izvan mreže…. – ….. Molim te, pošalji mi IM.”
- Da biste uklonili poruku, samo kliknite na nju, a zatim pritisnite "Izbriši".
Kada vas kolege potraže u svojim Skype kontaktima, vidjet će da ste izvan ureda i da ste dostupni.
Opcija 2: sinkronizirajte MS Outlook kalendar sa Skypeom (ljubičasta zaokružena strelica)
Postavite odsutnost s/bez automatskog odgovora u sustavu Windows
Prije postavljanja izvan ureda morate provjeriti koju vrstu Outlook računa imate jer će to ovisiti o koracima koje trebate slijediti:
- U Outlooku kliknite "Datoteka" > "Postavke računa".
- Odaberite "Postavke računa", a zatim provjerite stupac "Vrsta":
- Ako koristite poslovnu e-poštu, tada će vaš račun biti Microsoft Exchange.
- Ako se radi o osobnoj e-pošti kao što je Gmail, vaš će račun biti IMAP ili POP3.
- Ako koristite poslovnu e-poštu, tada će vaš račun biti Microsoft Exchange.
Da biste postavili automatski odgovor izvan ureda za račun Microsoft Exchange:
- Pokrenite Outlook, a zatim odaberite "Datoteka" > "Automatski odgovori".
- U okviru "Automatski odgovori" kliknite na "Pošalji automatske odgovore".
- Možete postaviti datumski raspon za svoje automatske odgovore koji će se zaustaviti u vrijeme završetka; inače ćete ga morati ručno isključiti.
- Upotrijebite opciju "Pravila i upozorenja" za postavljanje izvan ureda ako opcija "Automatski odgovori" ne postoji.
- Možete postaviti datumski raspon za svoje automatske odgovore koji će se zaustaviti u vrijeme završetka; inače ćete ga morati ručno isključiti.
- Unesite odgovor koji želite poslati dok ste odsutni na kartici "Unutar moje organizacije". Odgovor možete ostaviti i praznim.
- Opcija "svatko izvan moje organizacije" poslat će vaš automatski odgovor na svaku e-poruku. Ako odgovor želite ostaviti praznim, Outlook preporučuje odabir "Samo moji kontakti".
- Kliknite na “OK” za spremanje.
Za izradu poruke izvan ureda za svoj IMAP ili POP3 račun:
- Pokrenite Outlook, a zatim odaberite "Datoteka" za prikaz opcija informacija o vašem računu.
- Odaberite "Nova poruka".
- Dopunite temu i odgovor za svoj predložak.
- Kliknite na "Datoteka", a zatim "Spremi kao".
- Unesite naziv svog predloška u padajućem izborniku "Spremi kao vrstu"; zatim kliknite na "Outlook Template (*.oft)."
- Odaberite lokaciju, a zatim "Spremi".
Da biste stvorili instrukciju za izvan ureda:
- Kliknite "Datoteka" > "Upravljanje pravilima i upozorenjima".
- Na opciji "Pravila e-pošte" u okviru "Pravila i upozorenja" odaberite "Novo pravilo".
- Odaberite "Primijeni pravilo na poruku koju primam" ispod "Počni od praznog pravila", a zatim "Dalje".
- Ostavite "Opcije 1. i 2. koraka nepromijenjene da biste odgovorili na sve svoje poruke, a zatim "Dalje".
- Kliknite na "Da" za potvrdu pravila za sve poruke.
- Ispod “Korak 1: Odaberite radnju(e);” zatim kliknite na "odgovori pomoću određenog predloška".
- Ispod "Korak 2: Uredite opis pravila" odaberite istaknuti tekst za "određeni predložak".
- Odaberite "Korisnički predlošci u datotečnom sustavu" iz opcije "Odaberite predložak odgovora" u "Potraži".
- Kliknite na svoj predložak, a zatim "Otvori" > "Dalje".
- Dodajte sve potrebne iznimke, a zatim "Dalje".
- Sada nazovite svoje pravilo nešto, na primjer, izvan ureda.
- Ako želite da vaši automatski odgovori počnu sada, ostavite označenu opciju "Uključi ovo pravilo", a zatim "Završi" ili poništite opciju kada budete spremni.
Bilješka: Dok ste odsutni, morat ćete ostaviti Outlook aktivan da biste slali automatske odgovore.
Za aktiviranje pravila:
- Kliknite "Datoteka" > "Upravljanje pravilima i upozorenjima".
- Iz "Pravila e-pošte" u "Pravilima i upozorenjima" pronađite svoje pravilo, a zatim potvrdite okvir lijevo od njega, a zatim "U redu".
Konačno, postavite svoju prisutnost na "Off Work" u Skypeu:
Kad god vas jedan od vaših Skype kontakata pogleda, vidjet će malu, ljubičastu strelicu usmjerenu lijevo i točku pored vašeg imena. To potvrđuje da ste izvan ureda i da ste izvan radnog mjesta; dakle, neaktivan.
- Prijavite se na Skype i odaberite svoju profilnu sliku iz "Chats".
- Kliknite na svoj trenutni status, a zatim odaberite "Off Work".
Postavite Skype status izvan ureda i "Off Work" na Macu
Bilješka: Skype za tvrtke na Macu trenutno ne nudi pojedinosti o prisutnosti na temelju Outlookovog kalendara. Kao rješenje, možete postaviti svoj status na "Off Work" s porukom statusa izvan ureda:
- Prijavite se na Skype i kliknite na svoju fotografiju.
- Odaberite "Off Work" sa padajuće strelice ispod vašeg imena.
Zatim da dodate svoju statusnu poruku:
- Kliknite na svoju fotografiju, a zatim odaberite "Kliknite za dodavanje statusne poruke".
- Upišite poruku, npr. „Trenutno sam izvan mreže…. i vratit će se…”
- Da biste uklonili poruku, samo kliknite na nju, a zatim pritisnite "Izbriši".
Kada vas kolege potraže u svojim Skype kontaktima, vidjet će da ste izvan ureda i da niste dostupni.
Česta pitanja o izvan ureda za Skype
Zašto se moj Skype status i dalje prikazuje "Izvan ureda"?
Kada je opcija "Prikaži moje podatke o izvan ureda kontaktima" označena u "Alati", > "Opcije" > "Osobno", vaš status izvan ureda će se i dalje prikazivati čak i kada je isključen u Outlooku.
Ako to nije slučaj, pokušajte se obratiti Microsoftovom timu tehničke podrške za pomoć.
Mogu li isključiti status izvan ureda koristeći Skype umjesto Outlooka?
Skype koristi podatke vašeg Outlook kalendara za ažuriranje vašeg statusa; stoga ćete morati isključiti izvan ureda putem Outlooka.
Prikaz vašeg statusa izvan ureda u Skypeu
Alat za razmjenu trenutnih poruka Skypea za tvrtke koristi podatke vašeg Outlook kalendara kako bi obavijestio vaše Skype kontakte o vašem statusu. Ovo je zgodno da vaši kontakti na prvi pogled vide jeste li izvan ureda i dostupni ste ili izvan ureda i niste dostupni.
Sada kada smo vam pokazali korake za to, jeste li uspjeli u postavljanju – je li funkcioniralo prema očekivanjima? Obavijestite nas u odjeljku za komentare u nastavku.
