Većina modernih tvrtki za komunikaciju se oslanja na e-poštu. Gubitak pristupa e-pošti ili još gore cijelim računima e-pošte mogao bi biti razoran. Izrada sigurnosne kopije Outlook e-pošte jedan je od najboljih načina da steknete mir znajući da su e-poruke pohranjene na više lokacija na vašem uređaju i da se ne mogu lako izgubiti.
U ovom članku ćemo objasniti kako napraviti sigurnosnu kopiju Outlook e-pošte na nekoliko različitih načina.
Kako napraviti sigurnosnu kopiju i izvesti sve Outlookove e-poruke
Jedan od najbržih načina za sigurnosno kopiranje svih vaših Outlook e-poruka je korištenje integriranog .pst formata datoteke. Microsoft Outlook i Microsoft Exchange isključivo koriste PST datoteke za pohranu e-pošte, kontakt podataka i adresa te kalendarskih događaja. Statička PST datoteka može se koristiti kao sigurnosna kopija za vaše trenutne Outlook e-poruke i podatke o kontaktu, a Outlook će joj moći pristupiti čak i izvan mreže.
Evo kako sigurnosno kopirati e-poštu u .pst datoteku:
- Otvorite svoj Outlook, a zatim pritisnite "Datoteka".
- U izborniku odaberite "Otvori i izvezi".
- Kliknite na gumb "Uvoz/izvoz".
- Sustav će se vratiti na vaš glavni Outlook zaslon i iskočit će čarobnjak za uvoz/izvoz koji će vas voditi kroz proces izvoza.
- U čarobnjaku s popisa odaberite opciju "Izvoz u datoteku", a zatim kliknite "Dalje".
- Odaberite "Datoteka podataka Outlook (.pst)" kada se od vas zatraži da odaberete vrstu datoteke, a zatim kliknite "Dalje".
- Zatim će se od vas tražiti da odaberete mape za izvoz. Možete odabrati svoj račun e-pošte za izvoz svih mapa povezanih s njim, uključujući podatke o kontaktima i kalendaru. Kliknite "Dalje" kada ste zadovoljni svojim odabirom.
- Odaberite put adrese na kojoj je spremljena datoteka sigurnosne kopije. Zapamtite put kako biste mu kasnije mogli pristupiti.
- Dobro je promijeniti naziv datoteke (posljednji dio puta). Prema zadanim postavkama, to je "backup.pst".
- Ako spremate datoteku sigurnosne kopije na zadani put, odaberite želite li duplicirane stavke.
- (Neobavezno) Možete se vratiti na bilo koji od prethodnih dijaloga, možda za promjenu odabira mape, pomoću gumba "Natrag".
- Pritisnite "Završi" za početak procesa izvoza.
- Outlook će od vas tražiti da izradite lozinku. To može biti važno iz sigurnosnih razloga, ali ne morate unositi lozinku.
- Izvađenu datoteku možete pronaći na mjestu koje ste naveli za put datoteke. Sada možete premjestiti ili kopirati datoteku negdje drugdje.
Kako pristupiti izvezenoj Outlook e-pošti
Nakon što izvezete datoteke, možda ćete se pitati kako im kasnije pristupiti. Outlook olakšava otvaranje sigurnosnih kopija i vraćanje e-pošte na spremljenu vremensku točku. Evo što trebate učiniti:
- Pronađite datoteku sigurnosne kopije. Zabilježite njegovu lokaciju i put datoteke.
- Otvorite Outlook.
- Pritisnite "Datoteka", a zatim kliknite "Otvori i izvezi".
- U izborniku s desne strane odaberite "Otvori podatkovnu datoteku Outlooka".
- Ovo otvara File Explorer. Idite na datoteku sigurnosne kopije. Kliknite na njega, a zatim odaberite "Otvori".
- Sustav će vas vratiti na glavni zaslon programa Outlook.
- Na navigacijskom izborniku s lijeve strane pomičite se prema dolje dok ne vidite "Outlook podaci". Ova kategorija sadrži stavke preuzete iz datoteke sigurnosne kopije.
- Kategorija čuva izvorno oblikovanje i sustave mapa.
- E-poruke možete povući i ispustiti da biste ih premjestili u druge datoteke.
Sada imate pristup sigurnosnoj kopiji e-pošte.
Kako brzo spremiti jednu Outlook e-poštu
Ponekad ne želite gnjavažu spremanja svih e-poruka i ponovnog otvaranja Outlooka kada vam je potrebna samo jedna ili nekoliko određenih e-poruka. Srećom, postoji nekoliko brzih rješenja za spremanje jedne e-poruke iz Outlooka.
Metoda 1 – Izravno spremanje u mapu
- Otvorite Outlook.
- Otvorite File Explorer i idite do mjesta na koje želite spremiti e-poštu. Možda ćete morati staviti Outlook i File Explorer u prozorski način rada i pomicati ih radi lakšeg pristupa.
- Povucite e-poštu koju želite spremiti iz Outlooka u mapu.
- Outlook će automatski pohraniti e-poštu u formatu "Outlook Item".
- Dvaput kliknite spremljenu e-poštu da biste je otvorili u Outlooku.
Metoda 2 – Spremi kao TXT ili HTML
- Otvorite e-poštu koju želite spremiti u Outlook.
- Odaberite "Datoteka", a zatim odaberite "Spremi kao".
- Pojavit će se File Explorer. Odaberite put na koji želite pohraniti e-poštu. Na dnu File Explorera kliknite na strelicu pored "Spremi kao vrstu". Odaberite "Samo tekst" za spremanje u .txt formatu ili "HTML" za spremanje e-pošte kao .html datoteke.
- Nakon spremanja, e-pošti se može pristupiti pomoću uređivača teksta (kao što je Notepad) ako je u .txt formatu ili putem preglednika ako je spremljena kao .html.
Spremanje e-pošte na ovaj način ne čuva nikakve privitke, stoga ih svakako preuzmite, preimenujte ih prema potrebi i spremite ih uz e-poštu za kasniji pristup.
Metoda 3 – Koristite Screen Capture za spremanje slike
Također možete koristiti softver za snimanje zaslona za spremanje sadržaja e-pošte kao slike. Ova metoda može biti korisna za upućivanje na sadržaj e-pošte u drugim oblicima komunikacije, budući da se slike lako prikvače na e-poštu i druge poruke.
Ako koristite Windows, novije verzije dolaze s unaprijed instaliranim softverom za snimanje zaslona, pod nazivom Snipping Tool (na starijim uređajima) i Snip & Sketch. Alternativno, možete koristiti gumb Print Screen na tipkovnici, a zatim zalijepiti sliku u Paint.
Za Mac uređaje postupak je sličan. Upotrijebite prečac Ctrl + Command + 4 da otvorite integriranu značajku snimanja zaslona, a zatim povucite križić odabira da pokrijete područje preko e-pošte da biste je spremili.
Za Linux možete pronaći asortiman softvera za snimanje zaslona dostupnog za preuzimanje, koji se može koristiti za spremanje e-pošte kao slike. Alternativno, modeli temeljeni na GNOME-u imaju integrirani uslužni program Screenshot u izborniku Aplikacije > Pribor. Neke verzije OS-a Linux reagirat će na tipku Print Screen na vašoj tipkovnici, slično kao u Windows sustavima.
Kako mogu izvesti sve adrese e-pošte u Outlook?
Ako želite izvesti svoj popis kontakata (koji sadrži adrese e-pošte vaših kontakata, kao i druge informacije), možete koristiti korake slične onome kako biste izvezli e-poštu. Međutim, podaci o kontaktu mogu se pohraniti u drugom formatu datoteke koji je jednostavniji za korisnika i koji se može otvoriti u Excelu za brzu manipulaciju i uređivanje. Evo što trebate učiniti:
- Otvorite Outlook.
- Odaberite Datoteka > Otvori i izvezi > Uvoz/izvoz.
- U čarobnjaku za uvoz/izvoz odaberite "Spremi kao datoteku".
- Odaberite "Vrijednosti odvojene zarezom (.csv)" kada se od vas zatraži da odaberete vrstu datoteke.
- U izborniku za odabir mape odaberite mapu "Kontakti" pod vašim računom.
- Potvrdite put datoteke ili ga po potrebi promijenite. Imenujte datoteku po želji.
- Pritisnite "Završi" za početak procesa izvoza.
- Dijalog Uvoz/Izvoz će se zatvoriti kada se proces završi.
Izvezena .csv datoteka može se otvoriti u Excelu. Prikazat će se velika tablica s podacima za kontakt. Vjerojatno ćete imati puno praznih stanica, a to je sasvim normalno. Možete koristiti Excel za uređivanje podataka, iako bi dodavanje dodatnog sadržaja moglo učiniti nečitljivim za Outlook ako kasnije trebate uvesti datoteku.
Ovu datoteku možete koristiti na drugom uređaju ili usluzi e-pošte za uvoz podataka o kontaktu.
Kako mogu spremiti više Outlook e-poruka na svoje računalo?
Ako želite istovremeno spremiti više od jedne e-pošte, ali ne trebate cijelu biblioteku e-pošte, postoji način da odaberete nekoliko e-poruka za spremanje odjednom. Evo što trebate učiniti:
- Otvorite Outlook.
- Odaberite e-poruke koje želite spremiti. Držite Ctrl i kliknite na poruke e-pošte da biste ih odabrali jednu po jednu ili držite Shift za odabir serije e-poruka između prvog i drugog klika.
- Idite na Datoteka > Spremi kao.
- U dijaloškom okviru idite na mapu u koju želite spremiti e-poruke, imenujte datoteku kako želite i odaberite "Samo tekst" kao format u koji želite spremiti.
- Outlook će sve odabrane poruke e-pošte spremiti u jednu .txt datoteku. Za pristup im možete koristiti svoj uređivač teksta.
Ako ih želite spremiti u zasebne .txt datoteke, morat ćete spremiti svaku e-poštu zasebno. Dodatni dodaci za Outlook dostupni online mogu proširiti ovu značajku za spremanje e-pošte u zasebnim .txt ili alternativnim formatima datoteka.
Novi pogled na Outlook
S Outlookovom integriranom značajkom izvoza možete sigurnosno kopirati i vratiti e-poštu u slučaju da izgubite pristup svom računu e-pošte, bilo zbog izgubljene lozinke ili zbog hakiranja. Budući da je internetska komunikacija toliko rasprostranjena, odvajanje nekoliko minuta svog vremena za redovito sigurnosno kopiranje e-pošte može vam uštedjeti glavobolju prelamanja izgubljenih datoteka.
Koliko često izvozite Outlook e-poštu? Javite nam u odjeljku za komentare u nastavku.
